Ablage, Backup & Rechtssicherheit ein Unternehmen erfindet sich neu
Vom Papier zum Pixel - wir helfen Unternehmen bis 25 Mitarbeitern Ihre Ablage rechtssicher und effizient zu digitalisieren. Transformieren Sie Ihr papierlastiges Büro ins digitale Zeitalter mit Hilfe der effizienten DMS-Strategie.
Spart Zeit, Geld und kompensiert Personalmangel !
Vom Papier zum Pixel – für Unternehmen steht vor allem im digitalen Zeitalter eine schwierige Aufgabe bevor. Mit einem flexiblen und Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) können Sie einen zukunftssicheren Status erlangen. Ermöglichen Sie sich eine vertrauenswürdige Ablage, automatische Backups und rechtssichere Dokumente mit einem flexiblen und leistungsfähigen DMS. Die Einführung wird durch langjährige Erfahrung und fachkundiges Netzwerk von Spezialisten realisiert. Prüfen Sie mit unserer kostenfreien Schnellanalyse Ihren Nutzen. Mit Unterstützung der künstlichen Intelligenz lassen sich auf Basies Ihrer unternehmerischen Anforderung individuelle Lösungsansätze entwickeln. Der Datenschutz ist dabei jederzeit gesichert.
Profitieren Sie von einer sicheren und effizienten Dokumentenverwaltung
Reduzieren Sie Kosten und steigern Sie die Produktivität
Greifen Sie mit dem Cloud-basierten System jederzeit und überall auf Ihre Dokumente zu
Nutzen Sie unser professionelles Support-Team und erfahrene Fachspezialisten
Die Digitale Revolution ist da und sie verändert Ihr ganzes Unternehmen. Vom Büro zum Home Office, vom Papier zur digitalen Welt - jetzt sind Sie gefordert, die richtigen Systeme zu wählen, die Sie in ein zukunftsfähiges Unternehmen verwandeln. Mit unseren Dokumentenmanagementsystemen können Sie auf effiziente und sichere Weise die Digitalisierung erreichen – unterstüzt von unseren erfahrenen Experten. Durch DMS können Sie Ihr Unternehmen in eine moderne und effiziente Zukunft führen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur digitalen Transformation
Die digitale Transformation ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftserfolgs. Unternehmen, die in der digitalen Welt nicht mithalten können, verlieren nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern können sich auch einem erhöhten Risiko digitaler Sicherheitsbedrohungen aussetzen.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind der Schlüssel zur Erreichung dieser Digitalisierungsziele. Dieser Blog-Beitrag wird Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung eines DMS führen.
Der erste Schritt bei der digitalen Transformation besteht darin, Ihre Ziele und Ressourcen zu bestimmen. Beginnen Sie damit herauszufinden, welche Art von DMS Ihnen Ihr Unternehmen bieten kann und wie viele Mitarbeiter es benötigt, um ein solches System zu unterstützen.
Konzentrieren Sie sich außerdem darauf, wie ein DMS Ihrer Organisation dabei helfen kann, effizienter und informationssichererer zu arbeiten.
Der zweite Schritt der digitalen Transformation besteht darin, die Systeme zu identifizieren, die Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Zu diesen Systemen gehören Datenanalyse- und Datenintegritätssysteme, die es Ihnen ermöglichen, Daten zu sammeln, zu speichern und zu analysieren.
Einige Unternehmen wählen auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Daten zu speichern und zu verwalten. Ein DMS ist ein digitales Verzeichnis, das es Ihnen ermöglicht, Dokumente zu verfolgen, zu bearbeiten, zu speichern und zu teilen. Es erleichtert auch die Kollaboration, indem es es den Mitarbeitern ermöglicht, Dokumente gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten.
Ein DMS ist ideal, wenn Sie mehrere Benutzer mit verschiedenen Rollen haben, die ähnliche Aufgaben erfüllen. Mit einem DMS können Sie Ihre Prozesse auf einer zentralen Plattform organisieren. Einige Systeme bieten auch automatisierte Funktionen, die Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre Daten zu behalten.
So können Sie Ihre Unternehmensdaten sicher verwalten und gleichzeitig die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.
Der dritte Schritt auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation ist die Abwägung von Kosten und Nutzenfaktoren. Hierbei müssen Sie sich die Frage stellen, welcher Nutzen Ihnen die Digitalisierung bringen und was es Sie kosten wird.
Untersuchen Sie, welche Systeme Ihnen die beste Wert-Nutzen-Kombination bieten. Es lohnt sich, die verschiedenen Systemoptionen zu vergleichen und zu entscheiden, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Eine weitere Möglichkeit, den Nutzen aus digitalen Systemen zu maximieren, ist die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dieses System stellt sicher, dass alle Dokumente, die Sie benötigen, an einem Ort gespeichert werden und durch eine einheitliche Benutzeroberfläche vereinfacht werden.
Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der Ergebnisse. Außerdem sparen Sie Zeit und Kosten, indem Sie manuelle Prozesse automatisieren. Ein DMS ist eine gute Investition in die Zukunft - und ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation.
Sobald Sie Ihre Strategie für die Digitalisierung entwickelt haben, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen. Bei der Umsetzung spielt ein Dokumentenmanagementsystem eine entscheidende Rolle.
Ein DMS-System ist eine Cloud-basierte Lösung, die Unternehmen hilft, ihre Papierprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit einem DMS-System können sie ihre Dokumente zentralisieren, digitale Workflows erstellen, Versionen überwachen, Benutzerautorisierungen verwalten und vieles mehr.
Ein professionelles DMS-System kann Ihnen helfen, alle Dokumente sicher und effizient in einer zentralen Datenbank zu speichern und zu verwalten. Dokumente können leicht gesucht, bearbeitet und geteilt werden – und das alles schnell, sicher und überall.
Mit einem DMS-System können Unternehmen zudem Papierkosten und speicherplatz reduzieren, den Zugriff auf Dokumente erleichtern und die Ressourcen des Unternehmens optimal nutzen. Wenn Sie Ihr DMS-System erfolgreich implementiert haben, haben Sie den vierten Schritt der digitalen Transformation erfolgreich abgeschlossen.
Der letzte Schritt der digitalen Transformation besteht darin, die Prozesse zu überwachen und zu optimieren.
Um die digitalen Prozesse erfolgreich zu optimieren, müssen Unternehmen die neuen Funktionen und Tools regelmäßig überprüfen und ihren Mitarbeitern helfen, sich an die neue Technologie anzupassen. Mit der richtigen Überwachung und der richtigen Optimierung können Unternehmen sicherstellen, dass sie die gesamte digitale Transformation erfolgreich durchführen.
Daher ist der erste Schritt die Erstellung eines Plan zur Überwachung und Optimierung. Dieser Plan sollte eine klare Kommunikation zwischen Führungskräften, Mitarbeitern und dem IT-Team beinhalten. Darüber hinaus sollten Unternehmen regelmäßig die Tools und Funktionen des Dokumentenmanagementsystems überprüfen, um sicherzustellen, dass sie effizient, sicher und aktuell sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Überwachung ist die Schulung der Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass sie die Grundlagen der digitalen Transformation kennen, bevor sie die Dokumentenmanagementsoftware verwenden. Dies ermöglicht es den Unternehmen, ein durchgängiges Verständnis der digitalen Transformation zu erreichen.
Um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten, sollten Unternehmen alle Fortschritte dokumentieren und verfolgen, damit sie neue Möglichkeiten zur Optimierung der Prozesse ergreifen können. Mit regelmäßigen Updates Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade einen wichtigen Kundenanruf erhalten und müssen dringend ein bestimmtes Dokument finden, um ihm zu helfen. Sie durchsuchen Ihre Dateien und Ordner, aber das passende Dokument ist nicht auffindbar. In diesem Moment wird Ihnen klar, dass Ihre Dokumentenverwaltung dringend verbessert werden muss.
Dabei helfen wir gerne mit einem Team und Netzwerk von fachkompetenten Spezialisten. Ein erster Schritt ist die Bestandsaufnahme und ein Pflichtenheft, in dem die technischen Strukturen und Arbeitsabläufe definiert werden. Dann erfolgt die schrittweise Umsetzung, Einweisung der Anwender und bei Bedarf Optimierung der Geschäftsabläufe.
Die GENOS-Consulting GmbH ist Ihr Partner zur Umsetzung der digitalen Transformation in Andministrationsprozessen.
Wir unterstützen mit unserem Netzwerk aus branchenunabhängigen Fachexperten kleine- und mittlere Unternehmen, Selbständige, Handwerker und praktizierende Therapeuten.
Zum Einsatz kommen flexible, praxiserprobte Lösungen mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis, die insbesondere die Brücke Büro und Home-Office gemäß Datenschutz schließen.
